Slik velger du renholdsleverandør til bedriften

Krev en arbeidsbeskrivelse, ikke en pris

Det er nesten umulig å sammenligne to renholdstilbud som bare oppgir en månedspris. Uten en arbeidsbeskrivelse vet du ikke om den billigste leverandøren er effektiv eller om de har regnet inn halvparten så mange timer.

En ordentlig arbeidsbeskrivelse er delt i to: daglig eller periodisk renhold, og hyppighet per oppgave og per rom. Den skal si hvor mange ganger i uken kontorene støvsuges, hvor ofte pulter tørkes, hvor ofte sanitærrom desinfiseres, hvor ofte høyt støv tas, når gulvbehandling og tepperens utføres, og hvem som fyller på såpe og papir.

Be også om at metode og middel per flate står oppført. Et kombinasjonsbygg med kontor i én etasje og produksjon i en annen krever to helt ulike tilnærminger, og en leverandør som ikke har beskrevet forskjellen har sannsynligvis ikke priset den heller.

Kontrollplikten er din

Renhold er en bransje med både godkjenningsordning og allmenngjort minstelønn, og kontrollansvaret er lagt på kjøperen. Som virksomhet som kjøper renholdstjenester har du en lovpålagt plikt til å sjekke at leverandøren er registrert i Arbeidstilsynets renholdsregister før avtalen inngås. Det tar under et minutt i det åpne søket.

Du har i tillegg en informasjons- og påseplikt knyttet til allmenngjort lønn: du skal påse at de som utfører renholdet hos deg får lønn etter forskriften om allmenngjøring i renholdsbransjen. I praksis gjør du dette ved å be om dokumentasjon, for eksempel bekreftelse fra leverandøren og innsyn i at timelister og lønn henger sammen.

Alle som utfører renhold skal bære HMS-kort med bilde, utstedt til det selskapet de faktisk jobber for. Kort utstedt til et annet selskap enn det du har avtale med, betyr underleverandør — det er ikke i seg selv ulovlig, men det skal stå i avtalen og du bør vite om det.

Be også om organisasjonsnummer, bekreftelse på ansvarsforsikring, og attest for skatt og merverdiavgift. En seriøs leverandør i Vestfold og Telemark legger dette ved tilbudet uten at du må spørre.

Faresignaler

Noen mønstre går igjen hos leverandører som skaper problemer senere.

• Pris langt under de andre uten at arbeidsbeskrivelsen forklarer hvorfor
• Ingen befaring før tilbudet — da er timetallet gjettet
• Vage formuleringer som «etter behov» uten at behovet er definert
• Ingen navngitt kontaktperson, bare et sentralbord eller en e-postadresse
• Manglende registrering i renholdsregisteret, eller unnvikende svar om HMS-kort
• Stor utskifting av personell, eller at bemanningen ikke er avklart ved oppstart
• Ingen rutine for avvik: hvem melder, hvor lang frist, og hvordan lukkes det

Vilkårene som avgjør hverdagen

Oppsigelsestid er det punktet flest angrer på. Tre måneders gjensidig oppsigelse er vanlig og rimelig, men be om kortere frist i en innkjøringsperiode. Poenget er at du skal kunne gå fra en leverandør som ikke leverer, uten å måtte betale for et halvt år med dårlig renhold.

Prisregulering bør stå eksplisitt: når justeres prisen, etter hvilken indeks, og med hvilket varsel. Uten dette får du en diskusjon hver januar. Avklar også hva som skjer ved endringer i arealet — utvidelse med en etasje bør prises etter samme sats som resten, ikke som et nytt oppdrag.

Praktiske forhold som nøkler, adgangskort, alarmkoder, taushetserklæring og tidspunkt for arbeid bør være avklart før første besøk. For kontorer og butikker legges renholdet som regel utenfor åpningstid, og da må adgangsrutinen sitte fra dag én.

Til slutt: be om en oppstartsplan. De første ukene bør inneholde mer enn normalen for å løfte bygget opp til ønsket nivå, før den faste rutinen tar over. En leverandør som foreslår dette selv, har gjort det før.